Pengalaman Pertama Ekspor Sample Serbuk Bambu ke German menggunakan UPS

Saya ingin berbagi pengalaman tentang ribetnya mengirim produk ke luar negeri. Mungkin karena pertama kali atau karena pihak UPS nya tidak bisa menjelaskan secara terang benderang mengenai SOP nya. Mudah-mudahan dengan adanya tulisan ini, teman-teman tidak mengalami kejadian yang membuat saya buang-buang waktu, energi dan biaya. Berkali-kali saya hubungi Customer Service nya, pihak perantara dan perwakilan perusahaannya di Indonesia, namun hasilnya seperti debat kusir.

Semuanya bermula saat saya dihubungi oleh perusahaan ternama dari German yang membutuhkan serbuk bambu. Mereka membutuhkan kembali contoh serbuk bambu sebanyak 20 kg. Sebelumnya sudah dikirim serbuk bambunya, tapi yang mengurus pengirimannya langsung dari perwakilan perusahaaan tersebut di Indonesia. Jadi, saya hanya menyediakan serbuk bambunya yang dikemas dalam karung, lalu mereka yang ambil. Namun kali ini, karena ada perubahan kebijakan di perusahaan itu, maka saya diharuskan mengurus pengirimannya melalui UPS dan sekaligus diberikan nomor akun UPS perusahaan tersebut.

Reaksi pertama saya adalah bingung, ada yah ekspedisi yang bernama UPS. Biasanya kan FEDEX, DHL, JNE, TIKI dan Kantor Pos. Saya coba googling pun, yang keluar adalah alat penyimpan listrik. Lalu saya tanya ke perwakilan perusahaan tersebut yang ada di Indonesia, diberikan lah link websitenya, yaitu www.ups.com. Setelah saya hubungi Customer Service nya, ternyata biayanya mahal sekali, sekitar 8.5jt dan alamatnya ada di jalan Pasar Minggu Jakarta Selatan. 

Saya datang ke kantor UPS sambil bawa produknya. Saya sampaikan ke yang jaga di lobinya bahwa saya mau mengirim produk ke German dan yang bayar adalah pihak yang pesan. Ternyata mereka semua tidak bisa menjelaskan secara gamblang yang bisa mudah dipahami pelanggan.

Jadi, yang betul itu seperti ini prosedurnya :

1. Jika sering ekspor, maka harus punya akun UPS, nanti akan dikirim form nya melalui email. Lalu diisi dan dikirim balik. Prosesnya sekitar 2-3 hari.

2. Jika sekali-kali atau sesuai pesanan, tidak perlu membuat akun. Jadi saya pilih ini karena yang dikirim masih sample.

3. Produk yang akan di ekspor, harus punya dokumen MSDS atau Material Safety Data Sheet, sebuah dokumen yang berisi informasi penting tentang produk barang kimia atau barang berbahaya. Nanti akan dicek pihak UPS apakah produknya bisa di ekspor atau tidak.

Contoh MSDS

4. Jika yang bayar ongkos kirimnya pihak pemesan, maka dibutuhkan Electronic Label (EL) yang dibuat oleh pemesan. Dikirim lewat email ke pengirim kemudian diprint dan diberikan ke UPS. Ini butuh proses waktu lagi di pihak pemesan.

5. Jika bayar cash (ini lebih mudah dan cepat prosesnya, hanya butuh dana yang besar), maka tidak dibutuhkan EL. Hanya diminta Dokumen Invoice dan MSDS. Setelah itu, UPS akan buatkan Air Way Bill.

Contoh Air Way Bill yang dibuat UPS

6. Selain barangnya bisa di antar ke kantor UPS, kita juga bisa memanfaatkan layanan Request Pickup. Syaratnya adalah kita memberikan data-data yang jelas mengenai : alamat barang yang diambil dan nomor telepon yang bisa dihubungi, alamat pemesan, jenis barang yang akan di ekspor dan dimensinya, EL jika yang bayar pihak pemesan, dokumen MSDS dan Invoice. Nanti kurir dari UPS itu akan datang dan menjemput barangnya.

Demikian sharingnya, mudah-mudahan bisa bermanfaat. Jayalah produk-produk Indonesia!!!!!!!